EBYS & Dijital Arşiv/Doküman Yönetim Çözümü

Kamu kurumları ve büyük ölçekli özel sektör, evrak ve arşiv yükünü dijitale taşırken en çok üç kalemi ihaleye çıkarır: "Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) Bakım, Destek ve Yükseltme", "Dijital Arşiv / Fiziksel Belge Sayısallaştırma (Tarama-OCR)" ve "Doküman/İçerik Yönetim Sistemi Kurulumu". Bu sayfa; bir teknik şartname yazmadan önce kapsamı, ilgili standartları ve seçim kriterlerini araştıran belge yönetim ve bilgi işlem ekipleri içindir.

Çözüm neyi kapsar?

• EBYS: Elektronik belge üretimi, havale/onay iş akışları, standart dosya planı, e-imza/KEP/zaman damgası entegrasyonu ve kurum içi/dışı yazışma (DETSİS uyumu).
• Dijital arşiv & sayısallaştırma: Fiziksel arşivin taranması, OCR ile aranabilir metne dönüştürme, meta veri/indeksleme ve dosya planına göre sınıflandırma.
• Doküman/içerik yönetimi (ECM): Sürüm kontrolü, yetkilendirme, tam metin arama, kontrollü paylaşım ve kayıt (record) yaşam döngüsü.
• Saklama & imha: Saklama planı, saklama süreleri, ayıklama-imha ve devir işlemleri; TSE 13298 uyumu.
• Bakım, geçiş & entegrasyon: Mevcut EBYS bakımı/yükseltmesi veya yeni sisteme veri göçü; ERP, KEP ve e-Devlet servisleriyle entegrasyon.

e-İmza, KEP ve zaman damgası: bileşen referansı

EBYS’nin hukuki geçerliliği üç bileşene dayanır; şartnamede her birinin ayrı ayrı istenmesi önerilir:

EBYS bakımı/yükseltme mi, yeni sisteme geçiş mi?

Karar; mevcut sürümün destek durumu, kullanıcı memnuniyeti ve 3-5 yıllık TCO (lisans + bakım + göç + eğitim + operasyon) karşılaştırmasıyla verilmelidir. Yeni sisteme geçişte, eski EBYS’den belge + meta veri + iş akışı geçmişinin eksiksiz taşınabilirliği en kritik maddedir.

Arşiv sayısallaştırmada geri ödeme (ROI)

Fiziksel arşivin sayısallaştırılması bir maliyet değil, ölçülebilir bir yatırımdır. Basit bir geri ödeme (payback) hesabı:

Geri ödeme süresi (ay) = Yatırım ÷ Aylık tasarruf

• Yatırım = tarama + OCR + yazılım/lisans + donanım + proje yönetimi.
• Aylık tasarruf = arşiv alan (m²) kirası + belge arama personel zamanı + kağıt/baskı/fotokopi/kargo.

Örnek (tümü yaklaşık/temsili): belge erişim süresi fiziksel arşivde ortalama 5-15 dakika iken, OCR’lı dijital arşivde saniyeler mertebesine iner. Günde 200 belge arayan bir birimde kişi başı ~10 dakikalık tasarruf, ayda yüzlerce iş saati eder. Alan kirası ve kağıt kalemleriyle birlikte, orta ölçekli bir arşiv projesinin geri ödemesi çoğu senaryoda yaklaşık 12-24 ay aralığında planlanır; kesin rakam envantere göre çıkarılmalıdır.

Teknik şartnamede dikkat edilecekler

• Standartlar: TSE 13298 uyumu, standart dosya planı ve DETSİS entegrasyonu açıkça istenmeli.
• Hukuki geçerlilik: Nitelikli e-imza (5070), KEP ve zaman damgası ayrı ayrı şart koşulmalı.
• Entegrasyon: ERP, KEP, e-Devlet ve mevcut uygulamalarla API/servis entegrasyonu tanımlanmalı.
• Veri sahipliği & dışa aktarım: Belge, meta veri ve iş akışı geçmişinin standart formatta (ör. PDF/A, XML) tam dışa aktarımı — üreticiye bağımlılığı (lock-in) önlemenin tek yolu — sözleşmeye yazılmalı.
• Güvenlik & mevzuat: KVKK 6698 uyumu, erişim/yetki kayıtları (log) ve ISO 27001 çerçevesinde bilgi güvenliği.
• Saklama & imha: Saklama süreleri, ayıklama-imha ve uzun süreli arşiv (PDF/A) politikası tanımlanmalı.
• SLA: Yanıt/çözüm süreleri, çalışma saatleri, bakım ve destek kapsamı ölçülebilir yazılmalı.

Seçim kriterleri

1. Referans & olgunluk: Benzer ölçekte kamu/özel kurumda çalışan, TSE 13298 sertifikalı ürün.
2. Taşınabilirlik: Açık formatlar ve garantili veri dışa aktarımı (lock-in önlemi).
3. Entegrasyon yeteneği: ERP, KEP, e-Devlet ve e-imza altyapısıyla sorunsuz çalışma.
4. Sayısallaştırma kapasitesi: Tarama/OCR hızı, doğruluk oranı ve kalite kontrol süreci.
5. Toplam maliyet: 3-5 yıllık TCO; lisans yanında bakım, göç ve eğitim kalemleri.

Güncel veriler: dijital belge yükü hızla büyüyor

Kurumsal içerik yönetimi artık niş bir ihtiyaç değil, kamu hizmetinin omurgası. Türkiye’de e-Devlet Kapısı’na kayıtlı kullanıcı sayısı 68 milyonu, sunulan hizmet sayısı 9.170’i aşmış durumda (e-Devlet Kapısı istatistikleri, Aralık 2025); bu hacmin arkasındaki her hizmet, kurum tarafında üretilen, imzalanan ve arşivlenen elektronik belge demektir. Küresel tarafta ise AIIM’in sektör araştırması, kurumların yapılandırılmamış (belge/doküman türü) verilerinin %67’sinin artık bulutta durduğunu ve bu veriyi yönetme maliyetinin büyüdüğünü; kurumların %77’sinin bilgi yönetiminde yapay zekâ projelerini üretimde kullandığını veya değerlendirme aşamasında olduğunu gösteriyor (AIIM Industry Watch, 2025). Özet: belge hacmi ve maliyeti büyürken, OCR/sınıflandırma otomasyonu istisna olmaktan çıkıp standart beklenti hâline geliyor — şartnamenizi bu varsayımla yazmak gerekir.

Sektörden örnek (model analizi): e-Yazışma Projesi

EBYS seçiminde en somut referanslardan biri, Cumhurbaşkanlığı Dijital Dönüşüm Ofisi koordinasyonunda yürütülen e-Yazışma Projesi’dir. Proje; kamu kurumları arasındaki resmî yazışmaların güvenli elektronik ortamda yapılmasını sağlar ve 10 Haziran 2020 tarihli Resmî Gazete’de yayımlanan Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik ile hukuki zemine oturur: elektronik ortamda resmî yazışma yapan kurumlar için e-Yazışma Teknik Rehberi’ne uyum zorunludur. Üstveri yapısı, paket formatı, e-imza/şifreleme mekanizmaları ve EBYS’lere entegrasyon için API tanımlıdır (güncel sürüm API v2.0, 2020). Model analizi olarak çıkarılacak ders nettir: alacağınız veya yükselteceğiniz EBYS’nin e-Yazışma paketini üretebilmesi ve alabilmesi, kurumlar arası yazışmada kâğıda dönüşü engelleyen asıl teknik eşiktir; şartnamede sürüm numarasıyla birlikte istenmesi gerekir.

Sayısallaştırma projesi adım adım nasıl ilerler?

• Envanter ve ayıklama: Fiziksel arşivin dosya planına göre dökümü; saklama süresi dolmuş, imhalık ve devredilecek belgelerin ayrıştırılması (her belgeyi taramak gerekmez).
• Hazırlık: Zımba/klasör sökümü, yıpranmış belgelerin onarımı, tarama partilerinin oluşturulması.
• Tarama ve OCR: Çözünürlük/format standardı (uzun süreli arşiv için PDF/A), OCR ile aranabilir metin üretimi.
• Kalite kontrol: Örneklem bazlı görüntü ve meta veri denetimi; düşük güvenli OCR sonuçlarının insan onayı.
• İndeksleme ve yükleme: Standart dosya planı kodu, tarih, sayı gibi üstverilerle EBYS/arşiv sistemine aktarım.
• Doğrulama ve devir: Sayfa/belge sayısı mutabakatı, fiziksel arşivin yeni düzeni ve erişim yetkilerinin tanımı.

Temsili proje kapsamı

Aşağıdaki kapsam temsilidir; belirli bir müşteri projesini değil, tipik bir EBYS + arşiv projesinin bileşenlerini gösterir. Orta ölçekli bir kurum için bütünleşik kurgu genellikle şunları içerir: mevcut EBYS envanter ve sürüm analizi; e-imza/KEP/zaman damgası entegrasyon testleri; e-Yazışma paketi uyum doğrulaması; fiziksel arşivin envanteri ve önceliklendirilmiş sayısallaştırma planı; OCR ve meta veri standardının belirlenmesi; saklama-imha planının sisteme tanımlanması; pilot birim ile paralel çalışma dönemi; kullanıcı ve sistem yöneticisi eğitimleri; canlıya geçiş ve hiper-bakım (ilk haftalarda yoğunlaştırılmış destek).

Mevcut EBYS/arşiv envanterinizi birlikte inceleyip, sayısallaştırma için geri ödeme analizi ve size özel bir yol haritası çıkaralım. Aşağıdaki formdan ihtiyacınızı iletmeniz yeterli.