EBYS & Dijital Arşiv/Doküman Yönetim Çözümü

Kamu kurumları ve büyük ölçekli özel sektör, evrak ve arşiv yükünü dijitale taşırken en çok üç kalemi ihaleye çıkarır: "Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) Bakım, Destek ve Yükseltme", "Dijital Arşiv / Fiziksel Belge Sayısallaştırma (Tarama-OCR)" ve "Doküman/İçerik Yönetim Sistemi Kurulumu". Bu sayfa; bir teknik şartname yazmadan önce kapsamı, ilgili standartları ve seçim kriterlerini araştıran belge yönetim ve bilgi işlem ekipleri içindir.

EBYS nedir?

EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi), resmî belgenin elektronik ortamda üretildiği, güvenli elektronik imzayla imzalandığı, havale ve onay akışlarından geçtiği ve delil değerini koruyarak saklandığı sistemdir. Resmî tanım, 10 Haziran 2020 tarihli Resmî Gazete’de yayımlanan Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik’in 3. maddesindedir: EBYS; e-Yazışma Teknik Rehberi’ne uygun belgelerin içerik, üstveri, format ve ilişkisel özelliklerini koruyan, belgenin ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil eden ve aidiyet zinciri içindeki yönetimini elektronik ortamda sağlayan sistemdir.

Bu tanımın günlük işteki karşılığı dört şeydir:

• Üstveri: Belge yalnızca bir PDF değildir; sayı, tarih, konu, dosya planı kodu, gönderen ve alıcı gibi bilgiler belgeyle birlikte taşınır ve aranabilir.
• Belge sayısı EBYS’den gelir: Yönetmeliğin 11. maddesine göre kayıt numarası belge hazırlanırken EBYS üzerinden alınır. Sayı; elektronik ortam için "E", DETSİS’teki teşkilat numarası, standart dosya planı kodu ve kayıt numarasından oluşur (yönetmelikteki örnek: E-67915368-903.07.02-4752).
• Aidiyet zinciri: Belgenin hangi işleme ve dosyaya ait olduğu, ilgi tuttuğu yazılar ve ekleri birbirine bağlı kalır; yıllar sonra da bağlamıyla bulunur.
• Islak imzaya dönüş yok: Yönetmeliğin 4. maddesine göre kamu kurumları resmî yazışmalarını güvenli elektronik imzalı belgelerle yapar; bu belgelerin çıktısı alınıp el yazısıyla yeniden imzalanmaz ve fiziksel ortamda saklanmaz. Zorunlu hâller ve olağanüstü durumlar için ıslak imzalı belge istisnası ayrıca düzenlenmiştir.

Kaynak: Resmî Gazete, 10.06.2020, sayı 31151 (Cumhurbaşkanı Kararı, sayı 2646). Yönetmelik, 2014 tarihli önceki resmî yazışma yönetmeliğini yürürlükten kaldırmıştır.

EBYS, doküman yönetimi ve dijital arşiv: farkı ne?

Bu üç kavram ihalelerde sık sık birbirinin yerine kullanılır; oysa farklı işleri çözerler:

TS 13298 nedir?

TS 13298, Türk Standardları Enstitüsü’nün elektronik belge yönetim sistemi standardıdır; piyasada çoğunlukla "TSE 13298" diye anılır. Standart; sistem gereksinimlerini, belge yönetim tekniklerini, belgelerin hukuki geçerliliği için alınacak önlemleri ve güvenli elektronik imza ile mühür altyapısının tanımını kapsar. TSE bu standart üzerinden iki ayrı belgelendirme yapar:

• Ürün sertifikasyonu (ÜS): EBYS geliştiren firmaların ürünü için.
• 13298 Kurum Yetkinlik Değerlendirmesi (KYS): EBYS kullanan kamu kurumları ve diğer kuruluşlar için.

Resmî yazışma yönetmeliği TS 13298’e doğrudan atıf yapmaz; yönetmeliğin esas aldığı ölçüt e-Yazışma Teknik Rehberi’ne uygunluktur. TSE belgesi şartı çoğunlukla ihale şartnamesinden gelir. Şartnamenize yazacaksanız belgenin ürün sertifikası mı kurum değerlendirmesi mi olduğunu ayırın ve belge numarasıyla geçerlilik tarihini isteyin. Kaynak: TSE, EBYS ürün belgelendirmesi.

Çözüm neyi kapsar?

• EBYS: Elektronik belge üretimi, havale/onay iş akışları, standart dosya planı, e-imza/KEP/zaman damgası entegrasyonu ve kurum içi/dışı yazışma (DETSİS uyumu).
• Dijital arşiv & sayısallaştırma: Fiziksel arşivin taranması, OCR ile aranabilir metne dönüştürme, meta veri/indeksleme ve dosya planına göre sınıflandırma.
• Doküman/içerik yönetimi (ECM): Sürüm kontrolü, yetkilendirme, tam metin arama, kontrollü paylaşım ve kayıt (record) yaşam döngüsü.
• Saklama & imha: Saklama planı, saklama süreleri, ayıklama-imha ve devir işlemleri; TSE 13298 uyumu.
• Bakım, geçiş & entegrasyon: Mevcut EBYS bakımı/yükseltmesi veya yeni sisteme veri göçü; ERP, KEP ve e-Devlet servisleriyle entegrasyon.

e-İmza, KEP ve zaman damgası: bileşen referansı

EBYS’nin hukuki geçerliliği üç bileşene dayanır; şartnamede her birinin ayrı ayrı istenmesi önerilir:

EBYS kurulumu: kullanıcı bilgisayarı mı, kurum sistemi mi?

"EBYS kurulum" diye arayanların bir kısmı kurumun sistemini değil, kendi bilgisayarından e-imzayla EBYS’ye girebilmek için gereken bileşenleri arıyor. İki iş birbirinden çok farklıdır.

Çalışan bilgisayarında kurulum (e-imzayla giriş)

• Kart okuyucu veya USB token sürücüsü.
• e-İmza sertifikanızı veren elektronik sertifika hizmet sağlayıcısının imza yazılımı.
• Kurumunuzun EBYS’sinin istediği imzalama bileşeni ya da tarayıcı eklentisi.

Bu bileşenler ve sürümleri kurumdan kuruma değişir; doğru kaynak, kurumunuzun bilgi işlem biriminin yayımladığı kurulum kılavuzudur. Bu sayfanın geri kalanı kurum tarafındaki kurulumu anlatır.

Kurum tarafında EBYS kurulumu

1. Barındırma kararı: kurum içi sunucu veya yurt içi veri merkezinde özel bulut.
2. Standart dosya planı, birim (DETSİS) ve kullanıcı/yetki tanımları.
3. e-İmza, KEP, zaman damgası ve e-Yazışma paketi entegrasyon testleri.
4. Eski sistemden belge, üstveri ve iş akışı geçmişinin taşınması.
5. Pilot birimle paralel çalışma; kullanıcı ve sistem yöneticisi eğitimleri.
6. Canlıya geçiş ve ilk haftalarda yoğunlaştırılmış destek.

EBYS bakımı/yükseltme mi, yeni sisteme geçiş mi?

Karar; mevcut sürümün destek durumu, kullanıcı memnuniyeti ve 3-5 yıllık TCO (lisans + bakım + göç + eğitim + operasyon) karşılaştırmasıyla verilmelidir. Yeni sisteme geçişte, eski EBYS’den belge + meta veri + iş akışı geçmişinin eksiksiz taşınabilirliği en kritik maddedir.

Arşiv sayısallaştırmada geri ödeme (ROI)

Fiziksel arşivin sayısallaştırılması bir maliyet değil, ölçülebilir bir yatırımdır. Basit bir geri ödeme (payback) hesabı:

Geri ödeme süresi (ay) = Yatırım ÷ Aylık tasarruf

• Yatırım = tarama + OCR + yazılım/lisans + donanım + proje yönetimi.
• Aylık tasarruf = arşiv alan (m²) kirası + belge arama personel zamanı + kağıt/baskı/fotokopi/kargo.

Örnek (tümü yaklaşık/temsili): belge erişim süresi fiziksel arşivde ortalama 5-15 dakika iken, OCR’lı dijital arşivde saniyeler mertebesine iner. Günde 200 belge arayan bir birimde kişi başı ~10 dakikalık tasarruf, ayda yüzlerce iş saati eder. Alan kirası ve kağıt kalemleriyle birlikte, orta ölçekli bir arşiv projesinin geri ödemesi çoğu senaryoda yaklaşık 12-24 ay aralığında planlanır; kesin rakam envantere göre çıkarılmalıdır.

Teknik şartnamede dikkat edilecekler

• Standartlar: TSE 13298 uyumu, standart dosya planı ve DETSİS entegrasyonu açıkça istenmeli.
• Hukuki geçerlilik: Nitelikli e-imza (5070), KEP ve zaman damgası ayrı ayrı şart koşulmalı.
• Entegrasyon: ERP, KEP, e-Devlet ve mevcut uygulamalarla API/servis entegrasyonu tanımlanmalı.
• Veri sahipliği & dışa aktarım: Belge, meta veri ve iş akışı geçmişinin standart formatta (ör. PDF/A, XML) tam dışa aktarımı — üreticiye bağımlılığı (lock-in) önlemenin tek yolu — sözleşmeye yazılmalı.
• Güvenlik & mevzuat: KVKK 6698 uyumu, erişim/yetki kayıtları (log) ve ISO 27001 çerçevesinde bilgi güvenliği.
• Saklama & imha: Saklama süreleri, ayıklama-imha ve uzun süreli arşiv (PDF/A) politikası tanımlanmalı.
• SLA: Yanıt/çözüm süreleri, çalışma saatleri, bakım ve destek kapsamı ölçülebilir yazılmalı.

Seçim kriterleri

1. Referans & olgunluk: Benzer ölçekte kamu/özel kurumda çalışan, TSE 13298 sertifikalı ürün.
2. Taşınabilirlik: Açık formatlar ve garantili veri dışa aktarımı (lock-in önlemi).
3. Entegrasyon yeteneği: ERP, KEP, e-Devlet ve e-imza altyapısıyla sorunsuz çalışma.
4. Sayısallaştırma kapasitesi: Tarama/OCR hızı, doğruluk oranı ve kalite kontrol süreci.
5. Toplam maliyet: 3-5 yıllık TCO; lisans yanında bakım, göç ve eğitim kalemleri.

Güncel veriler: dijital belge yükü hızla büyüyor

Kurumsal içerik yönetimi artık niş bir ihtiyaç değil, kamu hizmetinin omurgası. Türkiye’de e-Devlet Kapısı’na kayıtlı kullanıcı sayısı 68 milyonu, sunulan hizmet sayısı 9.170’i aşmış durumda (e-Devlet Kapısı istatistikleri, Aralık 2025); bu hacmin arkasındaki her hizmet, kurum tarafında üretilen, imzalanan ve arşivlenen elektronik belge demektir. Küresel tarafta ise AIIM’in sektör araştırması, kurumların yapılandırılmamış (belge/doküman türü) verilerinin %67’sinin artık bulutta durduğunu ve bu veriyi yönetme maliyetinin büyüdüğünü; kurumların %77’sinin bilgi yönetiminde yapay zekâ projelerini üretimde kullandığını veya değerlendirme aşamasında olduğunu gösteriyor (AIIM Industry Watch, 2025). Özet: belge hacmi ve maliyeti büyürken, OCR/sınıflandırma otomasyonu istisna olmaktan çıkıp standart beklenti hâline geliyor — şartnamenizi bu varsayımla yazmak gerekir.

Sektörden örnek (model analizi): e-Yazışma Projesi

EBYS seçiminde en somut referanslardan biri, Cumhurbaşkanlığı Dijital Dönüşüm Ofisi koordinasyonunda yürütülen e-Yazışma Projesi’dir. Proje; kamu kurumları arasındaki resmî yazışmaların güvenli elektronik ortamda yapılmasını sağlar ve 10 Haziran 2020 tarihli Resmî Gazete’de yayımlanan Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik ile hukuki zemine oturur: elektronik ortamda resmî yazışma yapan kurumlar için e-Yazışma Teknik Rehberi’ne uyum zorunludur. Üstveri yapısı, paket formatı, e-imza/şifreleme mekanizmaları ve EBYS’lere entegrasyon için API tanımlıdır (güncel sürüm API v2.0, 2020). Model analizi olarak çıkarılacak ders nettir: alacağınız veya yükselteceğiniz EBYS’nin e-Yazışma paketini üretebilmesi ve alabilmesi, kurumlar arası yazışmada kâğıda dönüşü engelleyen asıl teknik eşiktir; şartnamede sürüm numarasıyla birlikte istenmesi gerekir.

Sayısallaştırma projesi adım adım nasıl ilerler?

• Envanter ve ayıklama: Fiziksel arşivin dosya planına göre dökümü; saklama süresi dolmuş, imhalık ve devredilecek belgelerin ayrıştırılması (her belgeyi taramak gerekmez).
• Hazırlık: Zımba/klasör sökümü, yıpranmış belgelerin onarımı, tarama partilerinin oluşturulması.
• Tarama ve OCR: Çözünürlük/format standardı (uzun süreli arşiv için PDF/A), OCR ile aranabilir metin üretimi.
• Kalite kontrol: Örneklem bazlı görüntü ve meta veri denetimi; düşük güvenli OCR sonuçlarının insan onayı.
• İndeksleme ve yükleme: Standart dosya planı kodu, tarih, sayı gibi üstverilerle EBYS/arşiv sistemine aktarım.
• Doğrulama ve devir: Sayfa/belge sayısı mutabakatı, fiziksel arşivin yeni düzeni ve erişim yetkilerinin tanımı.

Temsili proje kapsamı

Aşağıdaki kapsam temsilidir; belirli bir müşteri projesini değil, tipik bir EBYS + arşiv projesinin bileşenlerini gösterir. Orta ölçekli bir kurum için bütünleşik kurgu genellikle şunları içerir: mevcut EBYS envanter ve sürüm analizi; e-imza/KEP/zaman damgası entegrasyon testleri; e-Yazışma paketi uyum doğrulaması; fiziksel arşivin envanteri ve önceliklendirilmiş sayısallaştırma planı; OCR ve meta veri standardının belirlenmesi; saklama-imha planının sisteme tanımlanması; pilot birim ile paralel çalışma dönemi; kullanıcı ve sistem yöneticisi eğitimleri; canlıya geçiş ve hiper-bakım (ilk haftalarda yoğunlaştırılmış destek).

Mevcut EBYS/arşiv envanterinizi birlikte inceleyip, sayısallaştırma için geri ödeme analizi ve size özel bir yol haritası çıkaralım. Aşağıdaki formdan ihtiyacınızı iletmeniz yeterli.